UFO. Unidentified Future Organizations Diventare full remote. Un approccio radicale

Per le organizzazioni, quali sono i cambiamenti più importanti da mettere in campo per adottare un modello remoto?

Si dovrebbe evitare con ogni mezzo necessario di cadere nelle trappole più comuni dei modelli ibridi. Se è possibile, gli uffici dovrebbero essere chiusi. Chiudere le proprie sedi dà un segnale importante: è stata sposata appieno la soluzione remota e, di conseguenza, i leader si assicureranno che nessuno sia trattato – anche in maniera inconsapevole – come un outsider.

La scelta dei cambiamenti da adottare richiede un obiettivo ambizioso: diventare l’azienda remota per la quale tu vorresti lavorare. E ciò richiede che le vecchie abitudini siano messe da parte. C’è bisogno di un lavoro coscienzioso in aree come la documentazione, la comunicazione informale, per permettere di lavorare bene in maniera asincrona.

Niente di tutto ciò può succedere senza una intenzionalità e senza investimenti. I migliori leader dovranno assumere un Head of Remote o team dedicati per focalizzarsi sul remote-first onboarding, il learning & development e le strategie di assunzione.

Le organizzazioni devono sposare una cultura della documentazione. È un primo passo decisivo per convertire ogni conoscenza implicita (e cioè tutto ciò che non è scritto) in qualcosa di esplicito. Tutti quei valori esoterici che popolano le aziende devono diventare guide operative che mostrino in maniera chiara come i membri dei team si sostengono a vicenda.

Come si possono progettare forme di collaborazione remota che sviluppino un senso di coesione?

La prima regola è: non concentrarsi sul mezzo, ma sul risultato. Invece di partire creando una lavagna virtuale, concentrarci su quali risultati aspettiamo di ottenere dalla sessione in cui pensiamo di utilizzare questo specifico strumento. In un setting remoto tutto deve essere intenzionale. E ciò richiede un cambio di mentalità. Perché, una volta che la mentalità è cambiata, allora si può passare alla scelta dei giusti strumenti per supportare forme di collaborazione agnostiche rispetto ai luoghi. Per esempio strumenti come GitLab, Figma, Mural, Dropbox Spaces, Yac, Kona sono pensati per funzionare in ambienti remote-first.

La collaborazione remota inizia con le persone. E una cultura remota inizia sempre con la fiducia nel fatto che le persone portino a termine il proprio lavoro. Per far sì che ciò accada la documentazione è vitale, perché garantisce l’indipendenza dei collaboratori. È necessario documentare tutto: dai valori aziendali ai meeting giornalieri.

Una cultura remota inizia sempre con l’avere fiducia che le persone portino a termine un lavoro

I tool e la tecnologia rendono un’organizzazione efficiente, ma assicurarsi che tutto sia documentato con i propri valori chiave e i propri standard è il primo passaggio per dar forma a un ambiente remoto collaborativo.

È fondamentale assumere persone pronte a essere Manager of One e far leva sul concetto del Directly Responsible Individual [soggetti direttamente responsabili] per assicurarsi che i progetti non si perdano per strada perché nessuno se ne è assunto la responsabilità.

La collaborazione ha bisogno di un allineamento sui principi e sui valori, come punto di riferimento per tutti gli stakeholder. Creare modelli mentali (o framework) per i collaboratori aiuta a impostare un percorso chiaro riguardo le aspettative, i temi etici e gli obiettivi da raggiungere.

Ma l’aspetto più importante della collaborazione durante i meeting è avere un programma con l’ordine del giorno. È un fattore decisivo per coprire tutti i temi importanti e per definire un piano sugli argomenti da discutere. Inoltre, con questo passaggio, ci sarà sempre un documento a disposizione, anche per le persone che non hanno potuto partecipare: ciò li farà sentire inclusi e darà loro la possibilità di dare un contributo, anche quando il meeting sarà concluso. Perché non tutti possono sempre partecipare alle riunioni online ma, finché le discussioni verranno documentate, sarà promossa una comunicazione chiara. I Google Docs, per esempio, sono uno strumento collaborativo real-time per prendere appunti, condividere decisioni e allineare tutti gli stakeholder.